Come aprire una fattura elettronica

come fare fattura elettronica

Capire come aprire una fattura elettronica e come gestirla non è un passaggio così scontato. Vediamo insieme cos’è la fattura elettronica, i software per la gestione e come aprirla senza un software apposito.

Cos’è la fattura elettronica

Dal 1 gennaio 2019 è entrata in vigore in Italia la fattura elettronica (tranne per coloro che rientrano nel regime forfettario). Cosa significa concretamente? Che l’emissione della fattura segue il solito iter (emissione/ricezione), ma la differenza è che non sarà più emessa in formato cartaceo perché tutto avviene in modalità digitale.

Questa scelta serve per permettere quindi un tracciamento delle transazioni o meglio “l’autenticità dell’origine, integrità del contenuto e la leggibilità della fattura” dalla sua emissione fino alla sua conservazione, così come riportato dal D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3.

Capire come aprire una fattura elettronica non è una grande novità per i titolari di P.IVA che fin dal 2014, se avevano rapporti con le PA (Pubbliche Amministrazioni) dovevano già avvalersi del formato digitale e del sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate che tutti ormai conosciamo come Sistema di Interscambio (SdI).  Lo stesso sistema è quello su cui sono stati implementati i servizi di fattura elettronica B2B ovvero tra imprese.

Aprire una fattura elettronica: quali elementi sono necessari?

La fattura elettronica è emessa in formato digitale (XML) e per tutto il suo ciclo di vita (dall’emissione alla conservazione che dura ben 10 anni) riporterà elementi che la contraddistinguono in modo univoco: la firma digitale di colui che la emette e la marcatura temporale. L’accesso al sistema di interscambio dell’Agenzia delle entrate è gratuito, ma per accedervi ti devi iscrivere nella sezione fatture e corrispettivi e devi essere in possesso di almeno di uno dei seguenti dati:

  • PIN per accedere ai servizi telematici
  • SPID (Sistema pubblico dell’Identità digitale)
  • CNS (carta nazionale dei servizi)
  • Un intermediario abilitato (il tuo commercialista per intenderci).

Per comprendere come aprire la fattura elettronica e come gestirla, devi tenere presente che lavorerai su quattro aree principali.

Generazione della fattura elettronica

Questa è l’area in cui creare la tua fattura (o caricarla dal tuo PC) inserendo i dati del tuo cliente. Rispetto ai dati soliti richiesti per una fattura cartacea, ricorda che devi compilare il “Codice Destinatario”, ovvero il numero univoco che rappresenta l’indirizzo telematico dove la piattaforma di interscambio Sdl invierà la fattura. Indicando però un indirizzo di posta certificata PEC (come indirizzo email nel quale ricevere la fattura elettronica) potrai evitare di compilare il codice destinatario, inserendo solo “0000000”. Lo stesso codice varrà per il cliente che è in regime forfettario.
L’Agenzia delle entrate, inoltre, per supportare le aziende in questo cambiamento epocale, ha attivato il servizio di pre-registrazione dell’indirizzo telematico. Cosa significa? Che per aprire una fattura elettronica e inviarla (o riceverla) basterà indicare o la PEC o il codice destinatario. In questo modo anche se non si ha il codice destinatario, il sistema di interscambio saprà a chi deve inviare il documento.

Ricorda che per emetter una fattura elettronica per PA dovrai essere in possesso e inserire anche il CIG (Codice Identificativo di Gara) e il CUP (Codice Unico di Progetto) che ti fornirà l’ente col quale stai lavorando. Infine dovrai compilare ovviamente tutti i campi relativi al metodo di pagamento, alla banca di riferimento, alla descrizione della merce/servizio erogato, l’imponibile e le aliquote rispettando il tuo regime fiscale (tutti dati che puoi salvare e recuperare nel futuro così da non dover riscrivere nulla).

Trasmissione della fattura elettronica

Elaborato il documento, dovrai caricarlo su piattaforma che prima di inviarlo verificherà se è idoneo o meno (e in caso la rifiuterà segnalando il motivo), e inviarlo con diverse modalità.

  • Il portale SDL nell’area “Fatture e Corrispettivi” che ti permette di caricare il file XML creato dal tuo PC
  • Puoi usare l’App messa a disposizione dall’agenzia delle Entrate che oltretutto è gratuita
  • Puoi attivare un canale telematico connesso alla piattaforma: in pratica un software esterno.

Ricezione della fattura elettronica

Così come per l’invio, puoi ricevere le fatture elettroniche tramite tre canali:

  • Posta elettronica certificata PEC
  • software o gestionale connesso alla piattaforma SDL
  • sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando l’area Fatture e Corrispettivi che è gratuita.

Conservazione della fattura elettronica

La conservazione elettronica della fattura inviata o ricevuta è regolata dalla legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972): attento che non stiamo parlando di file in formato PDF, ma di un’archiviazione che deve seguire le regole indicate dal Codice Amministrazione Digitale. Ancora una volta potrai decidere di avvalerti di servizi o software esterni o di quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che è gratuito.

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Come aprire una fattura elettronica e gestirla con un software

Perché per aprire una fattura elettronica e gestirla scegliere un software a pagamento? E perché, al contrario non avvalersi dei servizi gratuiti messi a disposizione dalla piattaforma di interscambio?
Insieme a questa grande novità le aziende che sviluppano software hanno elaborato moltissime soluzioni che permettono con facilità di eseguire e seguire tutto il ciclo di emissione, invio, e conservazione prima descritto. Sono moltissime quindi le aziende o i titolari di P.IVA che hanno optato per questa scelta le motivazioni sono intuibili:

  • La facilità di utilizzo grazie a un’interfaccia grafica semplice
  • La velocità e l’ottimizzazione del tempo: non devi collegarti al sistema, creare tu i file, caricarli e gestirli da piattaforma. Il software crea automaticamente file in XML.
  • La possibilità di integrare sistemi e gestionali già in essere e quindi di estrarre e gestire anagrafiche storiche relative a clienti e fornitori senza dover ri-digitare il tutto.
  • L’integrazione con sistemi in cloud amministrativi o gestiti dal proprio commercialista: avere tutto su un unico luogo fa risparmiare tempo.

Per le piccole e micro imprese esiste comunque una soluzione alternativa: aprire una fattura elettronica senza software.

Aprire una fattura elettronica e gestirla senza l’ausilio di software

Per le micro imprese che lavorano soprattutto nel B2C, o che ricevono poche fatture, il sistema di interscambio come scritto ha messo a disposizione un foglio di stile che permette la visualizzazione delle fatture elettroniche in formato XML anche per chi non si avvale di una piattaforma o di un software esterno. Il procedimento però risulta difficile da applicare per chi non mastica molto bene il mondo digitale, una bella difficoltà insomma.
Online si trovano portali o siti che offrono questo servizio gratuitamente: procedendo con l’upload del file in XML, ti permettono di visualizzarlo correttamente.

Per l’invio, al contrario, dovrai avvalerti del sistema di interscambio. Per sapere se il documento che hai creato è corretto, sul portale dell’Agenzia delle entrate è comunque possibile chiedere informazioni o fare una verifica per sapere prima dell’invio se la tua fattura elettronica è corretta.

Il consiglio comunque è quindi quello di avvalersi di un software: esistono davvero molte soluzioni, spesso proposte anche direttamente dai propri commercialisti e i costi sono irrisori: variano dai 30 € alle 130 € circa annue.

Insomma come ogni cambiamento, la fatturazione elettronica ha portato con se benefici, ma anche polemiche. Passato il primo periodo sono certa che i risultati di questo ‘sforzo’ di cultura digitale premierà tutti… se non altro avrà finalmente portato a un livello comune la digitalizzazione delle aziende (almeno dal punto di vista amministrativo e fiscale).

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