Smart working: cos’è, come funziona, la normativa

Lo smart working o lavoro agile è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro, caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi.

smart working

Cos’è lo smart working

Secondo la definizione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, il lavoro agile o smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro. Questa modalità inizialmente è stata pensata per aiutare i lavoratori a conciliare i tempi di vita e lavoro e allo stesso tempo aumentandone la produttività grazie alla riduzione dei tempi di spostamento e di vincoli spazio-temporali.

La definizione di smart working contenuta nella Legge n. 81/2017 infatti sottolinea

  • l’importanza della flessibilità organizzativa,
  • la disponibilità di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (pc portatili, tablet, smartphone e applicativi per la collaborazione a distanza)
  • e la volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale.

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie ma propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative, rimuovendo i vincoli legati a concetti di postazione e ufficio fisso.

Se da una parte quindi lo smart working alimenta il concetto personalizzazione, flessibilità e virtualità, dall’altra richiede un accordo fra lavoratore e azienda e un ripensamento strutturale dell’attività lavorativa.

Nuova normativa per lo smart working

Il primo sostanziale cambiamento apportato dai DPCM emanati a partire da fine febbraio 2020 consiste nel fatto che l’attivazione dello smart working è diventata in molti casi necessaria, a prescindere dall’esistenza di accordi fra datore di lavoro e lavoratori.

Con la necessità, ora obbligo, di chiusure aziendali e di divieto di spostamenti, moltissime realtà aziendali hanno dovuto allinearsi in tempi brevissimi allo smart working.

Da un punto di vista procedurale il Governo ha previsto un’importante agevolazione, dando accesso ad una nuova procedura semplificata per la comunicazione di smart working.

Secondo le vigenti prescrizioni in materia di smart working non deve essere comunicato nessun accordo individuale o autocertificazione. Gli accordi individuali di smart working devono essere inviati attraverso l’apposita piattaforma informatica messa a disposizione sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

Per accedervi, è necessario possedere SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale).

Per chi invece è già in possesso delle credenziali di accesso al portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, si può utilizzare l’applicativo anche senza SPID.

Nell’invio dell’accordo individuale dovranno essere indicati i dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di lavoro agile (tempo determinato o indeterminato) e della sua durata.

Le aziende che sottoscrivono un numero di accordi individuali elevato possono effettuare la comunicazione in forma massiva attraverso un solo file Excel https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/TemplateXLS/Modello-elenco-lavoratori.xlsx con i dati dei lavoratori che svolgeranno l’attività lavorativa in modalità smart working.

Il caricamento massivo è consentito tramite:

  • credenziali SPID, rilasciate da uno qualsiasi dei gestori indicati dall’AgID
  • credenziali attive rilasciate dal portale www.cliclavoro.gov.it

Il Ministero utilizzerà queste informazioni per ricostruire le comunicazioni di “inizio periodo” nello stesso formato in uso per i periodi fuori dall’emergenza da COVID-19 (coronavirus).

Occorre porre attenzione nell’indicare correttamente il Codice Fiscale Datore di lavoro, PAT e Voce di tariffa INAIL, verificando che non si perdano eventuali 0 (zeri) iniziali che potrebbero causare un errore nell’elaborazione (esempio tipico la mancata validazione di un Codice Fiscale con uno più zeri all’inizio della stringa).

La procedura massiva non consente di inviare comunicazioni di modifica o di annullamento.

Smartworking, lavoro agile e telelavoro

Mentre smartworking e lavoro agile sono sinonimi a tutti gli effetti, diverso è il telelavoro.

Il telelavoro prevede lo spostamento (in tutto o in parte) della sede di lavoro dai locali aziendali ad altra sede (tradizionalmente l’abitazione del lavoratore), ma il dipendente è vincolato, comunque, a lavorare da una postazione fissa e prestabilita, con gli stessi limiti di orario che avrebbe in ufficio. Il carico di lavoro, gli oneri e i tempi della prestazione restano equivalenti a quelli dei lavoratori che svolgono la prestazione all’interno del posto di lavoro.

Con lo smartworking abbiamo visto invece che l’attività lavorativa può essere svolta in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, senza stabilire una postazione fissa, senza vincoli di spazio e tempo.  Non si timbra un cartellino, non si fanno pause in orari predefiniti.

L’unico vincolo sono i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. L’unica cosa su cui ci si focalizza è il raggiungimento di obiettivi e risultati.

Nella logica dello smart working, ricordiamo infine che il datore di lavoro non deve necessariamente mettere a disposizione del lavoratore le tecnologie per lavorare in mobilità, la logica è quella del Bring your own device (BYOD), ovvero la possibilità di usare i propri dispositivi personali fuori (e dentro) il posto di lavoro.

Smart working aziende che lo applicano

Un numero sempre crescente di aziende ha via via chiesto ai loro dipendenti di limitare le trasferte di lavoro e lavorare in Smart Working, utilizzando gli strumenti di collaboration a loro disposizione (tra le prime A2A, Ibm, Intesa San Paolo, Pirelli, Salini Impregilo, PwC, KPMG, Luxottica, Enel, Eni, Saipem, Snam, Vodafone).

Oggi, ormai quasi tutte le realtà italiane hanno adottato forme di Smart Working. In particolare il DPCM dell’8 marzo recita all’articolo 2, comma 1, lettera r:  “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro”.

Vantaggi smart working

Secondo le più recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano l’adozione di un modello efficace di Smart Working può produrre un incremento di produttività pari a circa il 15% per lavoratore.

L’effetto dell’incremento della produttività media in Italia, era stato stimato intorno ai 13,7 miliardi di euro, ipotizzando che la pervasività dello Smart Working potesse arrivare al 70% dei lavoratori potenziali.

I benefici di uno smart working efficace non solo per le imprese: per i lavoratori, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare circa 40 ore all’anno di spostamenti con tutto ciò che ne deriva positivamente in termini di stress e costi.

Ultimo e non meno importante l’impatto sull’ambiente su cui era stata prevista una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno (dato calcolato considerando che in media le persone percorrono circa 40 chilometri per andare al lavoro e ipotizzando un giorno di smart working a settimana).

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